Перейти к содержимому

Фотография

Документооборот «без бумаг» Документооборот «без бумаг»


  • Авторизуйтесь для ответа в теме
В этой теме нет ответов

#1 Вероника

Вероника

    Ученик

  • Киберсанты
  • PipPip
  • 12 сообщений
0
Обычный
  • Пол:Женщина

Отправлено 10 Февраль 2012 - 13:44

Переход на безбумажный документооборот преследует несколько целей: сокрашение финансовых затрат и снижение времени на обработку бумажных документов. Сюда также необходимо отнести процедуры согласования, передачи,хранения и поиска информации.
Для начала стоит отметить процессы, которые без сомнения можно перевести на электронный документооборот. В эту категорию относят документы, юридически не нуждающиеся в наличии бумажного вида документа. В обратных случаях в электронный вид можно переводить части процесса, такие как подготовка и предварительное согласование документа.
Для каких компаний переход на безбумажный документооброт актуален в настоящее время?
В-первую очередь, для предприятий, сталкивающихся со следующими проблемами:
1. Время поиска на необходимые документы носит длительный характер
2. Иногда отмечается потеря необходимой информации
3. Согласование документа занимает много времени
4. Часто наблюдается дублирование и неисполнение документов

Но наличие таких проблем еще не является достаточным условием для принятия решения о переходе на автоматизированный документооборот. Необходимо чтобы руководитель компании осознал проблемы, и само руководство встало во главе процесса по внедрению безбумажного документооборота. Без административного рычага в этой ситуации не обойтись, поскольку документооборот связывает все подразделения предприятия.
Что необходимо для того чтобы внедрить безбумажный документооборот:
Главное подобрать подходящую электронную систему, содержащую большое количество разнообразных функций:
1. Единое хранилище данных
2. Возможность производить быстрый поиск документов
3. Разграничение прав доступа к электронным документам
4. Регистрация и штрихкодирование документации
5.Легкость процесса корректировки и согласования документа
6. Контроль за исполнением

Для начала необходимо переводить на безбумажный документооборот процессы, которые связанны с разнообразными внутренними заявками:заявками на закупку, на ремонт, на оплату счетов и т.д. Обычно такие процессы не обходятся без большого количества бумаг и занимают большую часть рабочего времени. Поэтому эффект от внедрения автоматизированной системы документооборота в такой сфере будет заметен сразу.
Внедрение безбумажного документооборота прямо связано с обучением сотрудников компании технологиям электронного документооборота. Также необходимо непросто научить пользователей работать с автоматизированной системой, но и объяснить им значимасть этого процесса. Без понимания значимости электронного документооборота, внедрение не принесет ожидаемого эффекта.

Как поступить?
Перед началом внедрения автоматизированной системы стоит провести тренинг, в ходе которого каждый работник должен выполнить свои обязанности в общем процессе работы с документами. Сотрудники не просто убедятся в том, что данная система более эффективна, но и научатся практически работать в ней.
Самостоятельный переход на бумажный документооборот - достаточно слождный и трудоемкий процесс, поэтому лучше всего для этих целей привлекать внешнего консультанта, отличающегося большим опытом внедрения безбумажных технологий.

Сообщение отредактировал RUnet Keeper: 10 Февраль 2012 - 15:11

  • 0

На правах рекламы




Количество пользователей, читающих эту тему: 0

0 пользователей, 0 гостей, 0 скрытых пользователей